业务流程合规性

2021年6月15日
业务流程合规性 Covid-19期间有效的IT资产管理|生产力,安全性和弹性的要点

这是我们系列中的第一个博客,该博客通过捕获处理更改批准并建立可审计记录所需的所有信息来说明如何利用服务和变更管理以符合合规性。在本文中,我们解释了为什么业务流程合规是建立成功组织的基础的关键部分。我们的第二篇文章解释了整个行业的监管合规性如何为组织努力实现其业务目标的重要指导。在我们的第三篇也是最后一篇文章(2021年6月29日发布)中,我们解释了如何使用审计不仅用于评估您的公司是否遵循外部法规,还可以确定其是否遵循其自己的内部程序和政策。

如果您没有可以处理合规工作流的服务和更改管理系统,那么在决定购买之前,您应该考虑多种因素。帮助净安全性与几位行业专业人士进行了交谈,以了解该主题,Sunview Software的高级副总裁Michael W. Hechler对一些有价值的建议进行了权衡。有许多供应商提供可以处理业务流程合规性的解决方案。至关重要的是要记住您正在建立长期合作伙伴关系,因此除了找到可以信任的公司外,您还必须对产品感到满意。Sunview Software高级副总裁Michael W. Hechler表示:“选择ITSM解决方案时,您应该始终从当前的业务需求开始。”要阅读完整的面试,请访问如何为我的业务选择ITSM解决方案?

什么是业务流程?

就像“合规性”对不同的人可能意味着很多事情,业务流程也需要明确的定义和理解。出于本文的目的,业务流程是一系列利益相关者执行的一系列步骤,以实现特定目标。业务流程中的每个步骤都表示分配给参与者的任务。每个任务都是几个相关想法的基本构建块,例如业务流程管理,流程自动化等。各种规模的组织都受益于明确定义的流程,但是在可扩展组织中,拥有良好业务流程的优势最为明显。流程构成了大多数企业的基础,并帮助简化个人活动,确保以最佳效率利用资源。亚博ios官网下载

成功的企业将其运营重点放在实现明确定义和可衡量的目标上。为了实现这些目标,制定了流程和程序,以确保可以按时获得优质的产品和服务并满足客户期望。爱游戏亚博精心设计的流程计划可以帮助您的业务:

  • 开发优质的产品和服务爱游戏亚博
  • 产生一致有效的结果
  • 减少上市时间
  • 满足客户需求并提高满意度
  • 符合监管要求

人们为什么拒绝遵循新的过程?

您是否曾经对创建“完美”业务流程感到完全有信心 - 只是对结果感到失望?您使用最新技术来自动化工作流并开发了大量文档,以艰苦的细节描述每个步骤。当您尝试实施该过程时发生了什么?它起作用了吗?也许一个更好的问题是,您的部门或您的组织中的每个人都按照您的意图遵循的方式遵循该过程?如果您对后一个问题的回答是“否”,那么相关的利益相关者就无法遵守您的业务流程要求,这是出于各种原因。

不合规可能会使经理令人失望和沮丧,尤其是如果在一个专门设计用于实施新程序的项目上花费大量时间和金钱时。以下是您可能会在新过程中退缩的一些原因:

  • 习惯的生物- 人类是习惯的生物,通常不喜欢改变。如果您的员工长期以来一直以某种方式从事自己的工作,那么他们可能将自己包裹在许多与工作有关的习惯中,这些习惯很难破裂。
  • 怀疑新过程- 如果您的员工已经相信他们做得很好,他们可能想知道为什么您要他们改变。您的新程序会减慢他们的速度吗?您的过程是消除工作或替换某些工人的目标吗?
  • 害怕更多的责任- 雇员可能会觉得自己没有时间和/或技能来承担更多责任。
  • 不了解新过程- 您的员工可能不了解他们在新过程中的角色。复杂的过程可能需要使用较小的增量更改来实施以获得接受。
  • 看不到对客户的影响- 不与客户互动的雇员可能不了解您的新流程将如何影响公司的产品,服务和客户满意度。爱游戏亚博
  • 新过程效率低下- 这可能很难接受,但是员工可能会“努力”您的新过程,因为这已被打破。可能会丢失重要的步骤,或者您可能没有正确的人分配正确的任务。
  • 缺乏管理支持- 如果高级管理人员不完全支持您的新流程,或者管理层不愿等待足够长时间以实现利益,则雇员可能会感到被放弃。
  • 与其他任务发生冲突- 雇员可能需要偏离您的新流程以完成特殊请求,或者可能会将资源从您的流程中撤离以处理其他任务。亚博ios官网下载

尽管有很多原因导致员工可能不愿采用新的流程,但建立正确的变更管理系统是指导您的组织正确准备,装备和支持其员工成功采用变更并取得积极成果的第一步。

如何提高流程合规性?

现代组织需要优化的变更管理解决方案,以支持变化的急剧增长和复杂性。通过高级自动化和工作流程,ChangeGear旨在简化整个变更管理和合规过程,使组织能够满足审计和合规性要求。

成功变革管理的一个关键要素是了解,从来没有孤立地发生变化。以一种或另一种方式,改变会影响您的整个组织以及其中的所有人。借助良好的变更管理系统,您可以鼓励每个人适应并接受您的新工作方式。成功的变更管理取决于五个关键步骤:

步骤1-理解更改

为了成功地促进变革的好处,您需要自己了解这些好处。问问自己,为什么您认为需要更改此过程。您的目标是什么?贵公司将如何从变更中受益?您的变化将如何积极影响员工?它将如何影响人们的工作方式和感知工作?人们将需要做些什么才能成功完成更改?考虑一下如果您的更改未实施,将会发生什么,这也可能很重要。为了改变工作,必须对旧的做事方式有足够的不满意。但是人们还需要自信,新方法将比旧方法更好,并且有一条清晰的迁移途径。

步骤2 - 计划更改

有效的变化不仅是偶然发生的,还需要设计适合您的组织。管理方式的管理方式因一个组织而异。一些公司具有非常严格的变化方法,而其他公司的方法更加开放和灵活。经理需要在尝试做出任何重大更改之前了解其当前环境背后的基本原理。

您需要考虑有关变更的赞助,参与,买入和影响。研究表明,成功的变革管理项目的巨大因素是赞助商在其他利益相关者中的可见性如何。您需要确保赞助商有效,并在整个过程中积极参与。

计划不足和忽视变更对人员的影响可能会导致生产力失去,脱离员工,更高的营业额和抵抗力。这些负面后果和风险也带来财务后果。员工可能需要更长的时间才能开始使用您的新系统,更长的时间来掌握流程中的步骤,并且您的公司才能看到良好的投资回报率(ROI)。

第3步 - 利用维护窗口,停电期并更改窗口

一个维护窗口是计划的时间表,在此期间,允许更改资产或服务(配置项目(CI)(CI))。由于更改可能涉及停机时间,因此这些窗口可用于最大程度地减少对关键业务流程的干扰。通常,安排的更改应发生在维护窗口内。

一个停电期是预定的时间表,在此期间,可能会减少支持,例如假期,公司活动,与客户的合同义务或像财政年末一样关键的商业时间。在约定的停电期间不应进行预定的更改。停电周期指定了不应安排正常变化活动的时间,但不会阻止发生变化。通常,紧急情况有例外,但是这些例外应该很少见,并且在执行之前需要执行级别的批准。

一个更改窗口通常表明允许特定资产或服务中断有关变更活动的活动。例如,一些公司与服务及相关客户或部门的消费者一致,定义了特定的时间段(即,从ET 2:00 AM - 4:00 AM ET的每个星期三)。更改窗口可帮助您安排更改,以最大程度地减少对关键业务流程的影响。

步骤4 - 通信更改

在整个变化过程中及早进行交流。确保员工或客户充分了解影响的影响,多长时间以及实施完成后的角色。沟通可能是变更管理的制造或破坏组成部分。您要实施的更改必须清晰且相关,因此人们了解您要他们做什么以及为什么需要这样做。如果员工被告知变更是什么而没有听到为什么要进行的变化,他们将倾向于抗拒并且无能为力。

步骤5 - 更改的实施

经理在实施变更过程中发挥了重要作用。为了有效,经理必须了解变更及其对团队的影响。通过适当的参与水平,管理人员成为变革团队的扩展,协助接受,理解影响并提出潜在的关注,以帮助提高成功的可能性。此外,管理人员应促进项目团队与整个组织员工之间的反馈。经理知道个人员工或紧密联系的员工团体应对变更,因此应通过变更过程指导他们,并加强变更的价值。

您可以使用许多不同的策略来进行变更。如果您想营造一种紧迫感,以建立动力并鼓励人们落后于您的想法,那么您需要一路注意某些事情:

  • 确保参与变更的每个人都了解需要发生的事情以及对他们意味着什么。
  • 就您的更改的成功标准达成协议,并确保定期测量和报告它们。
  • 确定将参与您的变革并定义其参与程度的关键利益相关者。
  • 确定在实施更改之前,期间和之后必须进行的任何培训需求。
  • 任命准备,愿意并有能力帮助您实现新过程并充当其他人遵循的榜样的“变革代理人”。
  • 寻找改变人们习惯的方法,以使新过程成为新规范。
  • 确保在整个变更过程中都得到支持。

下周,我们解释了整个行业的监管合规性如何为组织努力实现其业务目标的重要指导。

发布以下:

相关文章